Avant de vouloir digitaliser une entreprise, une erreur fréquente consiste à choisir des outils trop tôt, sans avoir une vision claire de la façon dont le travail est réellement effectué.
Résultat :
des outils mal adaptés, des équipes perdues et une digitalisation qui complique au lieu de simplifier.
👉 La première étape indispensable, souvent négligée, est la cartographie des processus.
🚨 Pourquoi cartographier ses processus avant de digitaliser ?
Digitaliser un processus mal organisé revient à automatiser le désordre.
Cartographier vos processus permet de :
comprendre comment le travail est réellement fait
identifier les blocages et les pertes de temps
éviter de reproduire des erreurs avec des outils numériques
poser des bases solides avant tout changement
🎯 Une bonne digitalisation commence toujours par une bonne compréhension de l’existant.
🧠 Qu’est-ce qu’un processus en entreprise ?
Un processus, c’est simplement :
une suite d’actions réalisées pour atteindre un objectif précis.
Exemples :
traitement d’une demande client
création d’un devis
facturation
gestion d’un projet
intégration d’un nouveau collaborateur
Chaque processus implique :
des personnes
des actions
des outils
des informations
📝 Étape 1 : identifier les processus clés à cartographier
Il n’est pas nécessaire de tout cartographier d’un coup.
Commencez par les processus :
les plus chronophages
les plus critiques pour votre activité
ceux qui génèrent le plus d’erreurs
ceux qui impliquent plusieurs personnes
👉 Priorisez ce qui a le plus d’impact sur votre quotidien.
👥 Étape 2 : impliquer les personnes concernées
Un processus vu depuis la direction est souvent différent de la réalité terrain.
Pour une cartographie efficace :
échangez avec les équipes concernées
observez les pratiques réelles
évitez de vous baser uniquement sur des procédures “théoriques”
💡 Ceux qui exécutent le processus sont les mieux placés pour l’expliquer.
✏️ Étape 3 : décrire le processus tel qu’il existe aujourd’hui
À ce stade, il ne s’agit pas d’améliorer, mais de décrire fidèlement.
Posez-vous les bonnes questions :
quelle est la première action ?
qui intervient ensuite ?
quels outils sont utilisés ?
quelles informations circulent ?
où se produisent les blocages ?
y a-t-il des doublons ou des validations inutiles ?
👉 Soyez factuel, sans chercher à corriger tout de suite.
🔍 Étape 4 : repérer les points de friction et les pertes de valeur
Une fois le processus posé, analysez-le.
Identifiez :
les étapes inutiles
les tâches manuelles répétitives
les zones d’attente
les ressaisies d’informations
les dépendances à une seule personne
🎯 Ce sont ces points qui doivent guider vos choix de digitalisation.
🧩 Étape 5 : simplifier avant de digitaliser
La digitalisation n’est pas une fin en soi.
Avant d’introduire un outil :
supprimez les étapes inutiles
clarifiez les responsabilités
standardisez les actions
simplifiez le flux d’informations
👉 Un processus simple est plus facile à digitaliser… et à adopter.
⚙️ Étape 6 : définir ce que le numérique doit réellement apporter
Une fois le processus clarifié, vous pouvez enfin vous poser la bonne question :
Comment le numérique peut-il nous aider ?
Exemples d’objectifs :
automatiser certaines étapes
centraliser les données
réduire les erreurs
améliorer la visibilité
gagner du temps
🎯 L’outil devient alors une réponse à un besoin précis, et non un choix par défaut.
🚀 Les bénéfices d’une cartographie bien réalisée
Les entreprises qui cartographient leurs processus avant de digitaliser obtiennent :
des outils mieux adaptés
une adoption plus rapide par les équipes
moins de résistance au changement
une organisation plus fluide
une digitalisation durable et évolutive
👉 C’est un gain à court, moyen et long terme.
🏁 Conclusion : cartographier, c’est préparer la réussite
La cartographie des processus est souvent perçue comme une contrainte.
En réalité, c’est l’étape la plus stratégique d’un projet de digitalisation.
👉 Prendre le temps de comprendre avant d’outiller, c’est éviter des erreurs coûteuses et poser des bases solides pour l’avenir.